Drei Tipps für die Projektablage

"Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet." Eine Projektweisheit, die mich in Sachen Projektablage zum Grübeln gebracht hat. Denn es beweist sich immer wieder: Am Anfang werden die Weichen gestellt und eine eingeschlagene Richtung zieht sich durch.

Brigitte Rauter

Zu Beginn motiviert die Idee, die Begeisterung für die neue Sache ist groß. Am Anfang ist alles noch überschaubar, es sind ein paar Informationen abgelegt, das Ablagesystem ist durchblickbar und jeder hält sich daran.

Noch.

Dann kommt das Projekt in Fahrt und Dynamik ins Spiel: Das Projektteam wächst, Dokumente gibt es in mehreren Versionen und an unterschiedlichen Orten. Sie werden von verschiedenen Personen aktualisiert und per E-Mail hin- und hergeschickt und dann noch in E-Mail Ordner verschoben. Wo was in der letztgültigen Version vorliegt, ist nicht mehr so klar. Verhandlungen stehen an, es geht ums Entscheiden, und das auf fundierter Grundlage. Wo sind nun alle Informationen im Überblick?

Wie stellen wir also zum Projektstart die Weichen für einen Projektraum, mit dem wir besser unser Ziel erreichen?
Um Aufwand zu sparen.
Um Überblick zu behalten und Zusammenhänge festzuhalten.

Hier drei Tipps, die Daten besser zu organisieren, um in Folge den Überblick zu behalten.
Sie helfen beim Ablegen und beim Wiederfinden.
Sie vereinfachen die Zusammenarbeit.

Tipp 1: Ein gemeinsamer Projektraum

Gleich zu Beginn einen gemeinsamen Projektraum organisieren und alle Beteiligten einladen, hier die Dokumente abzulegen. Ein Ort zum Speichern und Suchen erleichtert die Zusammenarbeit sehr und schafft Überblick.

Tipp 2: Mehrfache Sortierkriterien

Die Dokumentablage im Projektraum muss flexible Sortierkriterien ermöglichen; nach Zeit, Phasen, Status, Thema, Arbeitspaketen, Personen, usw. Das sind zum einen allgemein gültige und nicht veränderbare, und zum anderen individuelle, frei definierbare. Auf diese Weise findet sich jeder zurecht.

Tipp 3: Verknüpfungen realisieren

Dokumente und Personen bzw. Themen (oder andere Objekte) müssen miteinander verknüpfbar sein. Damit können Beziehungen zwischen Daten und Objekten erstellt und Zusammenhänge abgefragt werden, was die Suche im Nachhinein enorm vereinfacht.